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2005.07.23

行政・自治No.11 職場における電話の公私の区別およびセキュリティ

telephonDSCF0152行政・自治No.11 大学構内の1つの建物である学生寮・ゲストハウスの一室に住まわせてもらっていますが、使えるはずの電話がいくらやっても、学内から外へ(市内電話も含めて)かかりません。内線電話のみがつながるのです。
 入室時にいただいた書類を、やおら読み直しました。まず最初に、他人が勝手に電話できないように使用開始のためセキュリティ解除措置として特定個人に配分された4桁の解除番号と♯をプッシュしなければならないと分かりました。もし、他人がこの部屋で外線を使うことを考えて、同一の番号を入れると、もう外線電話ができないようにガードされます。短期間でも席を離れる場合には、このガード措置を執るように指示がしてあります。ただし、警察と消防への緊急電話は、このガードがしてあっても例外的につながると書いてあります。

 外線使用が可能になった状態で、外線電話をするには、公務であれば0発信、私用であれば8で発信となっています。電話利用規則によれば、外線に発信した記録は、発信時刻、通話時間、相手先番号、電話料金が全部記録され講座に通知されます。また、私用電話は、相手先電話番号の最後の2桁を××として記録され、毎月、本人に請求される仕組みです。
 このような電話システムが成り立つには、教員・職員のすべてが個室または特定の電話機を充てられて仕事をしているからです。
 日本でも民間企業ならこのような記録やセキュリティ対策を実行しているところもあるでしょうが、日本の役所関係ではこうしたシステムを知りません。
 かつて、北大勤務時代の初期から中期にかけて、外線電話は所属学部の会計掛に依頼し、会計掛の担当者が本部事務局の交換手に依頼してつながる仕組みでした。あまりに面倒だったのでこのやり方は廃止になりましたが、当時は、私用と公用の区別がありました。仮に勤務時間内でも、私用電話の可能性はあります。家族の病気とか、ただちに公用とは言い切れない電話で、の勤務時間内でしか連絡のとれない知人との間の研究会運営連絡などです。こうした事情を考慮した使用のための仕組み作りが日本では決定的に遅れているのではないでしょうか。それとも勤務時間中の私用電話は、福利厚生サービスの一環と位置づけられているのでしょうか。

 なお、前回のブログで私の勤務先の汚くかつおそまつな教育環境について書きましたが、この点は法科大学院(ロー・スクール)には当てはまりません。このことに関して ご指摘 をいただいています。これまでロー・スクールの講義担当でもなかったし、ロー・スクール校舎に入ることもほとんどないため、まったく無意識でした。誤解を招いたことをお詫びします。

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